エントリーシートのフォーマット Word・Excel・PDFの選び方と書き方

「企業からエントリーシートの提出を求められたけれど、どんなフォーマットを使えばいいのだろう…」「Word・Excel・PDFのどれで作成・提出するのが正解？」と悩んでいませんか？

志望企業からフォーマットの指定を受けたり、自分でファイルを準備したりする際、レイアウト崩れや提出マナーに不安を感じてしまいがちです。しかし、結論からお伝えすると、自分の状況に適したファイル形式を選び、企業からの指定や基本マナーを押さえて作成すれば、採用担当者に内容がしっかり伝わるエントリーシートを完成させることができます。

重要なのは、単に枠を埋めるだけでなく、履歴書との役割の違いを理解し、見やすく読み手に配慮した書類を作成することです。本記事では、エントリーシート（ES）フォーマットの種類やファイル形式別の特徴、項目別の書き方、提出時の注意点、建設業・施工管理を未経験から目指す場合の記入のコツまで徹底解説します。

エントリーシート（ES）のフォーマットとは？履歴書との違い

エントリーシートを作成する前に、まずは「履歴書」との決定的な違いや、提出フォーマットの基本について押さえておきましょう。

エントリーシート（ES）と履歴書の役割の違い

履歴書とエントリーシートはどちらも選考で提出する書類ですが、企業側が見ている目的や役割は異なります。

• 履歴書： 氏名・連絡先・学歴・職歴・保有資格などの基本情報や経歴を伝える応募書類
• エントリーシート（ES）： 志望動機や自己PR、人柄など「企業に対する熱意や適性」をアピールする選考書類

履歴書が客観的な経歴を網羅するのに対し、エントリーシートは企業ごとに用意された独自の質問項目や、広い自由記述欄で構成される点が大きな特徴です。

提出スタイルの多様化と企業案内の確認

現在の採用活動では、Webフォームへの入力のほか、企業が用意・指定したWord、Excel、PDFなどのファイルをマイページやメール経由でアップロード・提出する方法が幅広く利用されています。

企業によって「独自のWeb画面で入力する」「指定のフォーマットファイルをダウンロードして入力する」「手書きで作成して郵送する」など提出方法やファイル形式は異なります。まずは応募先企業の募集要項や案内を必ず確認しましょう。

エントリーシートのフォーマット【Word・Excel・PDF】

企業から専用フォーマットの指定がなく「自由形式で提出してください」と言われた場合や、自分でフォーマットを準備する場合は、代表的な3つのファイル形式から目的に合ったものを選択しましょう。

※企業から専用の様式やファイル形式が指定されている場合は、必ず企業の指示に従ってください。

1. Word形式（PCで文章を入力・編集したい人向け）

Word形式（.docx）のフォーマットは、フォントサイズや行間の調整が直感的に行えるため、文章作成・編集に適した形式です。自分で原稿を作成・推敲する段階で広く活用されています。

2. PDF形式（レイアウトを固定して提出したい人向け）

PDF形式（.pdf）は、相手の端末やOSの違いによるレイアウト崩れを防ぎやすいのが特徴です。
メール添付等で企業へ送付する場合、ファイル形式の指定がなければ、レイアウトを保ちやすいPDF形式に変換して提出する方法もあります。

3. Excel形式（表形式や企業指定様式を使いたい人向け）

Excel形式（.xlsx）は、企業側が独自にセル枠や文字数指定を設定しているフォーマットで使われることがあります。作成時は印刷指定範囲（A4用紙におさまるか）や、セル内の改行による文字切れがないかを送信前に確認しておきましょう。

エントリーシートによくある4つの項目と書き方のポイント

エントリーシートによく見られる代表的な4項目と、文章を論理的に組み立てるポイントを解説します。

項目1：志望動機（なぜその業界・その企業なのか）

志望動機は、「なぜその企業で働きたいのか」という意欲を伝える項目です。
「結論（志望理由）」→「きっかけ・エピソード（関心を持った原体験）」→「入社後の展望（自分の強みをどう活かしたいか）」の順で構成すると、読み手にとって理解しやすくなります。

項目2：自己PR（これまでの経験から得た自分の強み）

自己PRは、自分の強みや長所を具体的なエピソードとともに伝える項目です。
「私の強みは〇〇です（結論）」→「強みが発揮された過去の事例（取り組みや工夫）」→「その経験から得た学び」→「仕事でどう活かすか」の流れで記載します。単なる成果だけでなく、課題に対してどのように行動したのかというプロセスも具体的なアピール材料になります。

項目3：学生時代の経験・アルバイト・前職での取り組み

学生時代に注力したことや、アルバイト・前職での具体的な行動を記載する欄です。特別な実績でなくても、「目標に向かってどう工夫したか」「周囲とどのように協力したか」という日頃の行動姿勢を示すことが大切です。

項目4：長所・短所（自己理解と改善姿勢）

長所と短所を記載する項目では、自分の特徴をどのように理解しているかを伝えることができます。短所を書く際は単に欠点を述べるだけでなく、「短所をカバーするために日頃から〇〇を心がけている」と前向きな改善姿勢を書き添えると良い印象を与えやすくなります。

エントリーシートのフォーマットを作成・提出するときの5つの注意点

文章内容だけでなく、フォーマットの整え方や提出時の配慮も大切なポイントです。

注意点1：フォントサイズや種類を統一して読みやすくする

文書全体でフォントの種類やサイズが不揃いだと、読みづらさを与えてしまいます。
企業から指定がない場合は、本文の文字サイズを10.5pt〜11pt程度を一つの目安として、明朝体やゴシック体など読みやすいフォントで統一しましょう。

注意点2：企業から指定されたファイル形式に従う

企業から「Word形式で提出」「Webフォームに入力」などの指示がある場合は、必ずその指定に従います。メール添付等で企業からファイル形式の指定がない場合は、OS環境による文字化けやレイアウト崩れを防ぐため、PDF形式に変換して送ると安心です。

注意点3：指定された文字数・記入欄を大きく余らせない

「400字程度」などの指定や記述枠がある場合、文章量が極端に少ないと意欲が伝わりにくくなることがあります。指定文字数や枠に合わせて内容を簡潔にまとめ、極端な余白が残らないよう調整しましょう。

注意点4：ファイル名を分かりやすく設定する

ファイルを添付して送信する際、ファイル名が「無題.pdf」や「es.pdf」のままだと、採用担当者が誰の書類か判別しにくくなります。企業から指定がない場合は「エントリーシート_氏名.pdf」や「日付_エントリーシート_氏名.pdf」など、書類名と氏名がひと目で分かる名前に変更しましょう。

注意点5：履歴書と同じ内容にする場合も表現や詳細度を調整する

履歴書とエントリーシートで共通の項目（志望動機や自己PRなど）がある場合、全体の軸や事実は統一しつつ、エントリーシート側では具体的なエピソードや詳細なアピールを盛り込んで構成に変化をつけることが大切です。

【建設業・未経験向け】エントリーシートでアピールしたいポイント

未経験から建設業（特に施工管理職など）を目指す場合、エントリーシートのフォーマットにどのような強みを書き込むと効果的か解説します。

コミュニケーション力や調整力をアピール材料にする

施工管理は、工事現場における工程・品質・安全・原価などの管理を行い、関係者との調整を進める仕事です。実際の施工は専門の技能者などが担当するため、年齢や立場の異なる人と円滑に関わるコミュニケーション力や、チームでの調整力は、施工管理の仕事で活かせる強みです。

未経験者を対象とした求人では、入社後の研修やOJTなどを用意している企業もあります。そのため、エントリーシートでは「年齢や立場の異なる人と円滑に関わった経験」「周囲と協力して物事を進めたエピソード」を具体的に伝えることが有効です。

アルバイトや前職での行動を強みに変換して記入する

建設業界での実務経験がない場合でも、これまでの経験をアピール材料にできます。接客業での丁寧な対人対応、飲食店でのシフト調整、工場作業での安全ルール順守など、これまでの行動実績を施工管理で求められる「調整力」や「誠実さ」へと置き換えて記載しましょう。

なお、建設業界では2024年4月から時間外労働の上限規制が適用されたほか、2025年12月12日には改正建設業法が全面施行されるなど、働き方や処遇改善に向けた制度整備が進んでいます。未経験から施工管理技士などの国家資格取得を目指す意欲がある場合は、将来のキャリアプランの一つとして具体的に伝えるのもよいでしょう。

エントリーシート作成に迷ったら就職・転職エージェントに相談しよう

「自分が作成したエントリーシートの内容が適切か不安」「志望動機の表現に自信がない」という場合は、プロのアドバイザーに確認してもらうのも有効な方法です。

エントリーシートを第三者に添削してもらうメリット

就職・転職エージェントなどを活用すると、自分では気づきにくい文章の分かりにくさや、企業へのアピール不足な点について客観的なアドバイスをもらうことができます。

建設業界への就職・転職を検討しているなら「アイピアジョブ」へ相談

もし未経験から専門スキルを身につけられる建設業界（施工管理など）を検討している場合は、各サービスの利用条件を確認したうえで、専門特化型のエージェントへ相談してみるのも選択肢の一つです。

たとえば、20代・建設業界に特化したキャリア支援を行う「アイピアジョブ」では、アドバイザーがエントリーシートの添削から面接対策、実際の労働環境を踏まえた企業提案までサポートを行っています。「自分に合った企業を探したい」という方は、選択肢の一つとして気軽に相談を検討してみてください。

エントリーシートのフォーマットに関するよくある質問（FAQ）

Q. 企業からフォーマットの指定がない場合、どうすればいいですか？

A. 企業から指定がない場合は、Wordなどで作成した自由形式のエントリーシートを用意できます。メール添付などで提出する場合は、指定がなければPDF形式に変換して提出する方法もあります。企業から指定がある場合は、必ずその指示に従いましょう。

Q. エントリーシートは手書きとパソコン作成のどちらが良いですか？

A. 企業から手書きの指定がない場合は、Webフォームやパソコン（Word等）で作成・提出する方法が一般的です。誤字脱字の修正が容易で、レイアウトをきれいに整えられるため、採用担当者にとっても読みやすいメリットがあります。

Q. エントリーシートの文字サイズやフォントは何が適していますか？

A. 企業から指定がない場合は、明朝体やゴシック体など読みやすいフォントを使用し、本文は10.5pt〜11pt程度を一つの目安として統一するとよいでしょう。見出し部分のみ太字（Bold）にするなどメリハリをつけるのも効果的です。

Q. メールでエントリーシートを送信する際の注意点は？

A. 企業から指定がない場合はPDF形式に変換して添付する方法もあります。ファイル名は「エントリーシート_氏名.pdf」など、内容が分かる名前に設定しましょう。パスワード設定についても、企業から指示がある場合のみ対応しましょう。

Q. 写真の添付はエントリーシートのフォーマットにも必要ですか？

A. 写真欄がある場合は、企業が指定する写真のサイズ・形式・条件を確認して準備します。写真欄がない場合は、企業から別途指定がない限り、写真を添付する必要はありません。

Q. 建設業の施工管理志望の場合、ESで何をアピールすべきですか？

A. 年齢や立場の異なる人と円滑に関わるコミュニケーション力や、チームでの調整力は、施工管理の仕事で活かせる強みです。アルバイトや前職での具体的な対人対応エピソードを強みとして記入すると効果的です。

Q. エージェントにエントリーシートの添削を頼むと費用がかかりますか？

A. 一般的な就職・転職エージェントでは、求職者は無料で利用できるサービスが多く、求人企業側から紹介手数料を受け取る仕組みが一般的です。利用前にサービス条件を確認しておきましょう。

まとめ：正しいフォーマットとマナーでエントリーシートを作成しよう

エントリーシートのフォーマット作成で迷った際は、企業からの指定内容を確認し、基本ルールと提出マナーを守ることが大切です。

Word等で原稿を整え、必要に応じてPDF形式で保存して提出するステップを徹底し、自身の強みや熱意が伝わる文章を作成しましょう。一人で作成・添削に不安がある方は、就職エージェントなどのプロの意見も取り入れながら準備を進めていってください。